I coronatider, när vi är många som jobbar hemifrån och kanske inte är så vana i situationen att köra jobbmöten via webben, vill vi ge er några nyttiga tips kring videomöten online.
Detta är en allmängiltig guide som är oberoende av vilken sorts mötesapplikation ni använder, typ Teams, Skype, Zoom eller liknande. Principerna är de samma.
- Avskärma dig från familjen. När man har arbetsmöten bör man inte sitta vid köksbordet eller i soffan där resten av familjen kan springa förbi.
- Var ute i god tid, särskilt om du är arrangör. Det finns inget så irriterande som tidsoptimistiska mötesdeltagare. Det gäller även webbmöten.
- Testa tekniken innan mötet. Först och främst, bekanta dig med programmet. Vilken skärm är det egentligen som visas? Funkar delning och syns din presentation när du kör igång? Vilken mikrofon tar upp ljudet? Hur byter man presentatör? Behöver man ändra några inställningar för att kunna visa kameran? Har du ett extra viktigt webbmöte så genrepa och testa till exempel med några kollegor innan du går live.
- Använd kameran. Att enbart ha telefonkonferens är inte att utnyttja fördelarna med tekniken fullt ut. Slå på videokameran som finns på nästan varje dator och telefon. Våga visa vem du är. Det bygger förtroende. Måste du ändå snyta dig eller göra något som du inte vill visa, så stäng av tillfälligt, eller skyll på uppkopplingen och tala om att du stänger kameran för att spara bandbredd. Detta gäller inte möten med 10+ deltagare. Då räcker det att den som leder mötet har kameran på.
- Kolla din bakgrund. Är det verkligen den röriga bokhyllan du vill visa upp, barskåpet bakom skrivbordet eller den skämtsamma samlingen från senaste resan till Ibiza.
- Klä dig för jobb. Även om du jobbar hemma ska du vara trovärdig och se professionell ut. Är dresscoden på kontoret skjorta dyker du inte upp på webbmötet i din gamla slitna cammo-t-shirt. Ta på dig en skjorta. Om du sen har mjukisbyxor nertill spelar inte så stor roll, så länge du inte kan tvingas resa dig (tex för att ett barn öppnar dörren).
- Ha alltid mute på när du inte pratar. När man är flera på linjen så blir små bakgrundsljud från flera deltagare till en orkester av störande biljud. Börja mötet med att be alla använda mutefunktionen.
- Håll mötet kort. Allt över en timme blir påfrestande. När folk börjar gå på toaletten blir det irriterande. Då är det bättre med två separata möten, eller att lägga in en ”fikapaus” i halvtid.
Utöver detta gäller som vanligt att vara tydlig med syftet med mötet. Alla skall vara införstådda med varför man är där och vad som ska avhandlas. Annars blir det lätt slöseri med tid
Lycka till med erat nästa webbmöte!
Källa: Fillpu